Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера"

Сообщество PRO-Секретариат

Самые актуальные темы (изменения в законодательстве, разработка стандартов), самые насущные проблемы (статус профессии секретаря, трудоустройство). Эта рубрика для тех, кто хочет совершенствоваться во всех направлениях административной деятельности, стать эффективным менеджером, отличным коммуникатором, повысить статус своей профессии. Наши эксперты предлагают практические аспекты информационного и организационного обеспечения руководителя.

Делопроизводство

Особенности составления и оформления организационно-распорядительных и кадровых документов. Практические аспекты применения правил, национальных стандартов по делопроизводству, последних изменений в Трудовом кодексе РФ, а также примеры комплексного подхода к документированию управленческих функций в организации. Изучайте и применяйте в работе.

Секретарь и архив

Организация хранения документов в делопроизводстве организаций. Составление и оформление номенклатуры дел. Формирование и хранение дел. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве. Подготовка документов к архивному хранению. Вопросы нормативного обеспечения текущего хранения документов.

Школа профессионального секретаря

Рубрика для тех, кому не удалось получить профессиональное образование в области делопроизводства и секретарского дела перед поступлением на работу. "Школа профессионального секретаря" поможет вам устранить пробелы в знаниях, как теоретических, так и практических. Цикл обучения делится на полугодовые семестры. В каждом номере: новое занятие и новое задание школы. Читатели, прошедшие полный шестимесячный курс обучения получают сертификаты журнала.

Вопрос-ответ

На письма читателей, затрагивающих самые разные аспекты профессиональной деятельности, отвечают специалисты по делопроизводству, трудовому праву, психологии и этикету, информационным технологиям, административно-хозяйственному обеспечению и т.д.

Семинар на рабочем месте

Обучающие статьи, задачи, тесты, практикумы. Повышение квалификации на рабочем месте. Получаем дополнительные, необходимые для работы навыки: повторяем русский язык, не забываем иностранные языки, разбираем нестандартные ситуации, пишем поздравительные тексты. Обучающие подрубрики: "Школа практической психологии", "Деловой английский язык для секретаря", "Основы реферирования для секретаря".

Секреты нашей профессии

Здесь размещаются интервью секретарей (бывших и настоящих), которые достигли высот карьерного роста и стали руководителями отделов, начальниками служб ДОУ, заведующими архивов, даже заместителями топ-менеджеров или топ-менеджерами.

Обеспечение жизнедеятельности офиса

Оргтехника и компьютеры. Средства охраны офиса, сигнализации и идентификации персонала. Проведение инвентаризации. Организация переезда в новый офис. Заказ канцтоваров, билетов, печатей, визиток, доставки воды в офис и многое другое. Организация праздников и деловых поездок.

Юридическая консультация

Права и обязанности секретаря. Трудовое право – вопросы устройства на работу, переводы, отпуска, поощрения, увольнения и др. Материальная ответственность, совмещение и совместительство, компенсации и льготы, замена отсутствующего работника, пособия по временной нетрудоспособности, отпуск по уходу за ребенком.

Практическая психология

Уберечься от конфликтов и негатива на работе, оценить свои способности, научиться общаться с коллегами и руководителем и, наоборот, во время создать психологический барьер вам помогут материалы этой рубрики.

Деловой протокол и этикет

От вежливости секретаря, его манеры говорить по телефону, общаться с посетителями и клиентами компании и от многих других умений, зависит имидж компании. Рубрика "Деловой протокол и этикет" помогает совершенствоваться в правилах и приемах делового общения, знание которых – гарантия отличной работы секретаря.

Красота и здоровье

Рубрика для современных и стильных, которым мы помогаем создавать свой профессиональный имидж. В каждом выпуске: рекомендации ведущих стилистов и имиджмейкеров России, обзоры модных тенденций с подиумов от наших обозревателей, советы по уходу за внешностью и одеждой, основы корпоративной культуры, дресс-код и многое другое.

Русский язык

Орфография, пунктуация, редактирование текстов документов. Все об особенностях официально-делового стиля русского языка.

Электронный офис

Современные информационные технологии в работе секретаря. Электронный документооборот: этапы внедрения. Автоматизация регистрации, учета, контроля, хранения документов. Новое в развитии офисных информационных технологий.

Мастер-класс

Передовой опыт организации эффективной деятельности службы ДОУ и подчиненных ей подразделении, внедрения электронного документооборота, разработки различных видов документов.

New! Интервью со звездой

Интервью с известными психологами, тренерами, специалистами по протоколу и этикету, стилистами и др.

Редакция:

Екатерина Губернская - главный редактор
(495)937 90 80 (доб. 5820),
Юлия Власова - редактор по работе с авторами
(495)937 90 80 (доб. 5840).

Редакционный совет:

Андреева В.И., научный редактор журнала, канд. ист. наук, проф.кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия;
Богданова Е.В., главный редактор Издательского дома МЦФЭР;
Вялова Л.М., канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета;
Козлов В.П., д-р ист. наук, профессор Российского государственного гуманитарного университета;
Ларин М.В., д-р ист. наук, профессор, директор ВНИИДАД;
Медведева Н.С., руководитель Аппарата Генерального директора ЗАО "МЦФЭР";
Санкина Л.В., канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета.

"Справочник секретаря и офис-менеджера" №4, 2014
Рубрика "Делопроизводство"

Регистрация документов: основные положения

В.Ф. Янковая,
канд. ист. наук, зам. директора ВНИИДАД

Всоответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти регистрация документа - это "присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном поряд­ке сведений о документе". Следовательно, регистрация документа предполагает совершение двух действий: присвоение документу номера (индек­са) и запись сведений о документе в регистрационно-учетную форму (базу данных, журнал или карточку на бумажном носителе).

Чем регистрация отличается от учета?

Объектом регистрации является документ, объектом учета может быть как любой объект (и документ тоже), так и любое действие.

Например, можно вести учет выданных справок, учет лиц, прибывающих и выбывающих в командировки, учет движения трудовых книжек и вкладышей в них и др.

Занимаясь регистрацией и учетом документов очень важно понимать разницу между этими видами действий.

Юридическая значимость регистрации

Регистрация - подтверждение факта существования документа и включения его в состав документального фонда организации. Регист­рация документов позволяет вести поиск документов и информационно-справочную работу по документам организации. ГОСТ Р 6.30-2003

"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформ­лению документов" устанавливает состав реквизитов документов и тре­бования к бланкам документам и оформлению реквизитов. В частности, ГОСТом предусмотрено расположение реквизита "Регистрационный номер документа" в составе бланков документов.

При рассмотрении судебных дел как в арбитражных судах, так и в су­дах общей юрисдикции для подтверждения факта создания документа, поступления документа в организацию или отправки документа из организации могут запрашиваться регистрационно-учетные формы или выписки (извлечения) из них. Имеются в виду регистрационно-учетные журналы (картотеки, базы данных).

Расположение отметки для регистрационного номера документа на бланке приказа

Расположение отметки для регистрационного номера документа на бланке письма

 

Цели регистрации документов

Регистрация документов в организации проводится в целях:

• подтверждения факта создания документа;
• учета документов (поступивших, созданных в организации, отправ­ляемых из организации);
• контроля исполнения документов;
• поиска документов.

Кем ведется регистрация документов в организации

Регистрация документов в организации ведется в соответствии с при­нятой организационной формой делопроизводства.

При централизованной форме организации делопроизводства регистрация документов ведется в службе делопроизводства (работником организации, в обязанности которого входит ведение делопроизводства).

При смешанной форме организации делопроизводства регист­рация части документов ведется в службе делопроизводства, регистра­ция отдельных видов документов (бухгалтерских документов, договоров, протоколов коллегиальных и совещательных органов и др.), отражающих функциональную деятельность подразделений и органов управления организации, - в структурных подразделениях. В службе делопроизвод­ства, как правило, регистрируются основные виды организационно-рас­порядительных документов:

• распорядительные документы, издаваемые руководителем организации и заместителями организации;
• входящие документы, поступающие на рассмотрение руководству; исходящие документы за подписью руководителя организации и его заместителей;
• протоколы и решения коллегиальных и совещательных органов.

Место регистрации документов должно быть определено инструк­цией по делопроизводству.

При децентрализованной форме организации делопроизвод­ства регистрация документов ведется в подразделениях организации.

Нормативная база регистрации документов организации

Порядок регистрации документов закрепляется в инструкции по делопроизводству. При смешанной форме организации делопроизвод­ства порядок регистрации отдельных видов документов, поступающих и создаваемых в структурных подразделениях организации, может уста­навливаться отдельными нормативными документами, регламентирую­щими в целом порядок создания, обработки, организации хранения данных видов документов.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Регистрации подлежат все документы независимо от вида носителя, требующие исполнения или используемые в справочных целях, как соз­даваемые в организации, так и поступающие из других организаций (вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций, частных лиц (граждан).

Часть документов, поступающих в организацию, может не регист­рироваться. Как правило, это документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях. Для того чтобы из всего массива поступающих документов выделить те, которые не подлежат регистрации, в организации разрабатывается пе­речень нерегистрируемых документов.

Как правило, в такой перечень включаются документы: приглашения, извещения, поздравительные письма, рекламные письма и издания, каталоги, буклеты, прайс-листы, сообщения о встречах, переговорах, документы с пометкой "Лично" (за исключением документов, имеющих также отметку о конфиденциальности), программы конференций, совещаний, нормы, расценки, бухгалтерские документы (учитываются в бухгалтерии), чистые бланки документов и унифицированные формы и др.

В перечень нерегистрируемых документов не включаются докумен­ты, регистрируемые не в службе делопроизводства, а в структурных подразделениях (при смешанной или децентрализованной формах де­лопроизводства).

Система регистрации в организации

Систему регистрации документов в организации составляют:

• принципы (правила) регистрации;
• регистрационные формы (журналы, картотеки, автоматизированные базы данных), в которых хранятся сведения о зарегистрированных документах и которые используются для контроля исполнения до­кументов и поиска необходимых документов;
• классификаторы, справочники (должностных лиц, подразделений, номенклатура дел и др.), используемые при регистрации документов;
• массивы регистрируемых документов (входящих, исходящих, внут­ренних), хранящихся в делах организации и в электронном виде (на­пример, в виде отсканированных электронных образов документов) в системе электронного документооборота.

Принципы регистрации

Регистрация документов основывается на следующих принципах:

• однократность регистрации документа в организации;
• регистрация документов в пределах выделенных групп документов (документопотоков).

Однократность регистрации документа означает, что любой документ (поступающий в организацию, внутренний или исходящий) регистриру­ется в организации только один раз, при этом не важно, где осуществля­ется регистрация: в службе ДОУ или в структурном подразделении.

Второй принцип означает, что регистрация ведется по регистрируе­мым массивам документов (документопотокам). Документопоток - ор­ганизованная в рамках документооборота совокупность документов одного вида или назначения, имеющих одинаковый маршрут. В делопро­изводстве любой организации выделяется три основных документопотока: входящие документы, исходящие и внутренние. В рамках каждого из этих документопотоков могут быть выделены документопотоки сле­дующего уровня.

Например, в составе входящих документов могут быть выделены в отдельный документопоток обращения граждан или иные документы.

Регистрация документов ведется отдельно по каждому выделенному документопотоку. Системой регистрации организации может быть предусмотрено присвоение документу, кроме его порядкового номера в пределах выделенного документопотока, дополнительных кодов или индексов, в том числе буквенных, позволяющих определять по регист­рационному номеру документа принадлежность его определенному документопотоку.

В качестве дополнительных кодов (индексов), как правило, исполь­зуются литеры (буквы).

Например, при регистрации распоряжений в Правительстве РФ к порядковому номеру документа добавляется буквенный индекс "р" (распоряжение): распоряжение от 2 октября 2009 г. № 1403-р.

Формы регистрации

В делопроизводстве используются две основные формы регистрации: журнальная и карточная. Журнальная и карточная формы регистрации могут вестись на бумажном носителе в ручном режиме и с применением средств автоматизации. Во втором случае в ходе регистрации документов формиру­ется автоматизированная база данных по документам. Функции регистрации документов реализованы во всех системах электронного документооборота, представленных на рынке программных продуктов для делопроизводства.

Вести регистрацию в ручном режиме с применением регистрационно-учетного журнала можно только в том случае, если в организации небольшой объем документооборота (регистрируется не более 15-20 до­кументов в день). Но даже в этом случае поиск документов по журналу может занимать много времени. Кроме того, журнал регистрации на бумажном носителе содержит ограниченное количество данных о доку­менте, в то время как регистрация в автоматизированной системе дело­производства или в системе электронного документооборота позволяет вводить в базу данных большее количество сведений о документе. Даже при небольшом объеме документооборота удобнее и эффективнее при­менять электронный журнал в виде таблицы Excel.

Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнитель­ной власти (п. 25) установлен перечень обязательных сведений о доку­ментах, используемых в системах электронного документооборота для учета и поиска документов. Перечень приведен в приложении к правилам:

1. Адресант.
2. Адресат.
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.
4. Вид документа.
5. Дата документа.
6. Номер документа.
7. Дата поступления документа.
8. Входящий номер документа.
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
10. Наименование текста документа.
11. Индекс дела.
12. Сведения о переадресации документа.
13. Количество листов основного документа.
14. Количество приложений.
15. Общее количество листов приложений.
16. Указания по исполнению документа.
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.
18. Отметка о конфиденциальности.

Как отмечено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, в системе электронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения о документах.

Классификаторы, справочники, используемые при регистрации документов

В состав системы регистрации входят классификаторы (справочни­ки). При регистрации документов могут использоваться:

• классификатор структурных подразделений;
• классификатор должностных лиц;
• классификатор видов документов;
• классификатор вопросов деятельности (тематический классификатор);
• номенклатура дел и др.

Классификатор - перечень наименований объектов с присвоенны­ми им кодами. Как правило, в классификаторах используются цифровые, реже - буквенные коды. Буквенные коды могут использоваться в клас­сификаторах должностных лиц (как правило, код должностного лица состоит из инициала имени и фамилии должностного лица). Например:

Классификатор должностных лиц

Наименование должности	Код
Генеральный директор (П.П. Вяземский)	ПВ
Финансовый директор (Л.Д. Павлов)	ЛП
Коммерческий директор (М.А. Сарычев)	МС
Зам. генерального директора по административно-хозяйственным вопросам (А.Н. Баженов)	АБ

Структура регистрационного номера документа

Структура регистрационного номера документа зависит от исполь­зуемых при регистрации документов классификаторов (справочников).

Предположим, в организацию, занимающуюся оптовой торговлей (ЗАО "Краско"), 25.01.201 1 поступило письмо предприятия (ОАО "Сенеж") с предложением заключить долгосрочный договор на поставку больших партий писчей бумаги различного ассортимента (письмо-предложение от 18.01.2011 № 01-20-12/38). Письмо подписано генеральным директором ОАО "Сенеж" и имеет следующий заголовок к тексту: "О заключении договора поставки". Предварительное рассмотрение этого документа показало, что письмо должно пойти на рассмотрение (на резолюцию) коммерческому директору. Если в организации при регистрации документов используется классификатор должностных лиц, регистрационный номер, присвоенный этому документу как входящему, будет состоять из следующих элементов: порядковый номер поступления в текущем календарном году, затем код должностного лица (в данном случае - коммерческого директора): № 44/МС (или: № 44/03, если в классификаторе должностных лиц используются цифровые коды и коммерческому директору соответствует код 03).

В структуру регистрационного номера входящих и исходящих доку­ментов могут включаться коды по другим классификаторам, например код по классификатору структурных подразделений или индекс дела по номен­клатуре дел. При использовании классификаторов структурных подразде­лений регистрационный номер будет иметь следующую структуру:

• входящий документ: порядковый номер поступления и через косую черту - код подразделения: № 44/02 (02 - код финансового отдела);

• исходящий документ: код подразделения и через косую черту -порядковый номер документа: № 02/65 (02 - код финансового отдела).

Если при регистрации используется номенклатура дел, регистраци­онный номер документа будет иметь следующую структуру:

• входящий документ: порядковый номер поступления и через косую черту - индекс дела по номенклатуре дел, состоящий из кода подразделения и порядкового номера дела: № 44/02-15 (02 - код финансового отдела, 15 - порядковый номер дела в данном разделе номенклатуры дел);

• исходящий документ: индекс дела по номенклатуре дел и через косую черту - порядковый номер поступления: № 02-15/65 (02-15 - индекс дела по номенклатуре дел, 65 - порядковый номер документа).

При регистрации поступающих документов регистрационный номер проставляется в отметке о поступлении документа, которая проставля­ется с помощью штампа на нижнем поле первого листа документа:

Регистрационный номер исходящего документа проставляется в со­ставе реквизитов бланка на одном уровне с датой документа.

Сроки регистрации

Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнитель­ной власти установлено, что регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Зако­нодательными актами в отдельных случаях предусматриваются иные сроки регистрации документов.

Например, Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в ст. 8 (п. 2) устанавливает: "Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу". Аналогичное положение содержится и в Федеральном законе от 09.02.2009 № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (п. 5 ст. 1 8): "Запрос, составленный в письменной форме, подлежит регистрации в течение трех дней со дня его поступления в государственный орган, орган местного самоуправления. Запрос, составленный в устной форме, подлежит регистрации в день его поступления с указанием даты и времени поступления".

В отдельных случаях органы власти и организации устанавливают сроки регистрации документов, поступивших в нерабочее время (после окончания рабочего дня или в выходные и праздничные дни).

Например: "Поступившие в администрацию города документы подлежат регистрации в день их получения, а при поступлении их после 18 часов и в нерабочие дни - в первый рабочий день. В пятницу корреспонденция от нарочных принимается до 14 часов".

  

"Справочник секретаря и офис-менеджера" №4, 2014
Рубрика "Практическая психология"

Как из офисной золушки превратиться в принцессу

Е.В. Шубина,
психотренер, директор Института профессио­нального тренинга

Сюжет этой вечной сказки как нельзя лучше отражает суть тайных намерений и желаний каждой женщины. И может быть особенно - секретаря, где сама должность как будто специально создана для того, чтобы однажды встретить добрую фею и пересесть из тыквы-развалю­хи в современный аналог кареты. Но не всем удается воспользоваться шансом и близостью к принцам мира сего.

Не забывайте выйти из тени и не скрывайте своих желаний!

Давайте вспомним, какими качествами обладала Золушка и что по­могло ей добиться успеха? Любопытно, что на этот вопрос около 90% школьниц от 12 до 15 лет отвечают: трудолюбием. Однако если вспомнить сюжет вечной сказки, то принц не имел возможности убедиться в этом и влюбился вовсе не в замарашку, выдраивающую кастрюли, а в таин­ственную незнакомку в чудесном наряде и с роскошным выездом, кото­рая к тому же улизнула в самый интересный момент. А добрая фея по­могала бедной девушке не за то, что та была работящей, а потому что была ее крестной, и только потом уже феей. Отсюда вывод: работайте хорошо, но в нужный момент не забывайте выйти из тени и проявляйте качества, которые сделают вас не только удобной послушной компань­онкой, но и любимицей короля. А именно: не скрывайте своих желаний! Говорите о них открыто и прямо. Не забывайте искренне благодарить, когда их исполняют.

Одна девушка, выпускница ростовского вуза, приехала в столицу в надежде устроиться менеджером по кадрам. Но ее никто не ждал и все, что она смогла найти, - это должность секретаря. Однако девушка сразу же попросила руководство иметь ее в виду, если вдруг освободится вакансия, и при каждом удобном случае подавала резюме в числе соискателей на вышестоящие должности в своей же фирме. Несколько раз ей отказали, но когда в дочерней компании открылась вакансия, директор, скрепя сердце, перевел туда своего секретаря, признавшись, что уважает ее за настойчивость.

На заметку! Мы нередко путаем человеческую скромность с умением не выпячиваться и со школьной скамьи осуждаем "выскочек" которые на все тянут руку: "Я, я!". Однако вспомните, у кого были самые лучшие оценки?

Немного психологизма: скромность считают прекрасной женской чертой, но только не в таких случаях и только не на работе.

Не капризничайте и уважайте окружающих!

Обходитесь без претензий и обвинений. Уважайте тех, кто работает рядом, особенно, если они в чем-то зависят от вас.

В одном большом выставочном центре на стойке ресепшен работала красивая девушка. Напротив находился итальянский ресторанчик, и каждый день из него в выставочный центр приносили обед. Хозяин ресторана, импульсивный молодой итальянец, много раз видел девушку сквозь открывающиеся двери и очень хотел познакомиться с ней. Однажды официант, который всегда относил заказы, заболел, и владелец ресторана понял, что настал его час. Он переоделся в форму официанта, взял несколько коробок с пиццей и устремился к заветной мечте, но поскользнулся на зеркально-гладком полу. Коробки рассыпались. "Идиот!" - скользнула по нему холодным взглядом красавица за стойкой. А разглядев в "официанте" признаки южной крови, добавила резкое выражение о переселенцах в столицу. Так секретарь не стала владелицей итальянского ресторана.

Немного "психологизма": чаще всего пренебрежением к низшим грешит тот, кто сам стыдится своего социального положения. Помните, что в вопросах карьеры нас скорее поддержат те, кто когда-то зависел от нас, чем те, от кого зависели мы и на чью социальную ступеньку теперь хотим подняться.

Будьте бескорыстны!

Хотя бы иногда делайте добрые дела, ничего не ожидая взамен.

Девушка - офис-менеджер - писала прекрасные стихи. А ее директор, женщина средних лет, имела богатые социальные связи, и часто, отправляясь на разного рода банкеты, свадьбы и юбилеи, просила своего секретаря написать поздравительный стих. "Зачем ты это делаешь? - удивлялись согласию девушки офисные подружки. - Ты что не понимаешь, что она набирает себе очки за твой счет?".

На что девушка только пожимала плечами. Поздравительные стихи по определению авторства не имеют, но ей было приятно, что ее творчество порадует других людей. И вдруг девушка получила предложение от респектабельного издательства издать сборник стихов. Оказалось, ее директор вела сентиментальный блог в закрытой социальной сети для деловых людей и выкладывала там стихи своего секретаря, подписывая их именем автора. А среди читателей блога оказался издатель, который запускал новый проект с молодыми талантами России.

Немного психологизма: бескорыстие, искренность, альтруизм -в наше время почти атавизмы. Между тем именно они отличают по-на­стоящему великих людей и... открывают нам дорогу в мир избранных. Допустите мысль, что, распределяя мирские блага, Создатель наделял людей не только талантами, но и обязанностью чем-то отработать их. Делая добро или, по крайней мере, не ища выгоду в каждом своем шаге, мы становимся на один уровень не только с бессловесной соседкой ба­бушкой Машей, которая по субботам совершенно бесплатно моет за всеми жильцами подъезд, но и с космической Натальей Водяновой, ро­скошной Анжелиной Джоли и невесомой Чулпан Хаматовой.

Будьте уместны

Золушка была одинаково органична в роскошном платье принцессы и обносках служанки. И не пыталась изображать из себя ту, кем она не являлась.

Одна девушка работала секретарем у публичной персоны. Последнюю часто приглашали на разные статусные мероприятия, а та, выбирая самые интересные приглашения, все остальные отдавала своему секретарю. Девушка охотно посещала выставки, презентации и концерты, но, знакомясь с людьми, старалась представить себя "кем-то получше". То дочкой богатых родителей, то студенткой элитного вуза. И никак не могла взять в толк, почему новые знакомые кивнув: "Очень приятно", тут же растворялись в толпе. Однажды сцену знакомства случайно подсмотрел человек, который знал девушку по работе. "Они уходят, потому что ты пытаешься быть не собой. Таких самозванцев в обществе много и у всех "настоящих" людей на них иммунитет". Девушка прислушалась к совету и стала открыто говорить, кем работает. Что-то действительно изменилось. Люди старались воспользоваться ситуацией, через секретаря войти в круг публичной персоны. Постепенно девушка стала понимать, как живет этот мир, временами ей удавалось быть полезной своему начальнику, подсказать вовремя важные вещи. Так из простого секретаря она переросла в советника и доверенное лицо и, в конце концов, открыла собственное пиар-агентство, заполучив в первые клиенты своего бывшего начальника.

  

"Справочник секретаря и офис-менеджера" №5, 2010
Рубрика "Деловой протокол и этикет"

Офис как территория профессионального комфорта

М.А. Орлова,
тренер-консультант Школы менеджеров “Арсенал”,
член Между­народной ассоциации профессиональных администраторов (США)

Современный офис – это место, в котором мы работаем, делаем бизнес, создаем наше будущее и проводим значительную часть нашей жизни. Но в офисе присутствуют не только рабочие процессы в чистом виде, но и многие факторы, сопровождаю­щие нашу работу и оказывающие значительное влияние на нее, напри­мер: физические размеры рабочего пространства, климатические усло­вия, дизайн помещения, интерьер и, конечно, человеческая атмосфера, отношение сотрудников друг к другу. Поговорим об этом подробнее.

В последние десятилетия большое распространение получили так называемые офисы открытого типа, в которых большое число сотруд­ников располагаются в одном пространстве, в котором стены заменяют символические перегородки, а дверей нет вовсе.

По самым приблизительным подсчетам в офисах такого типа на сегодняшний день работают около 40 миллионов деловых людей. В таких условиях об уединении говорить не приходится, все видно и все слышно со всеми вытекающими последствиями, которые так или иначе влияют на сам результат работы. Именно поэтому очень важно, чтобы офис во­обще, а открытого типа особенно, был территорией профессионального комфорта и взаимного уважения. Надеюсь, лучше понять, что это озна­чает, вам помогут следующие советы и рекомендации.

Ваше рабочее место

Правильно организованное рабочее место, особенно в офисе откры­того типа, помогает не только вам, но и вашим коллегам в том же про­странстве. Если все, чем вы пользуетесь многократно в течение дня, бу­дет находиться на расстоянии вытянутой руки, вам не придется ежеми­нутно вскакивать, бежать или ехать на стуле с колесиками от стола к шка­фу и обратно, отвлекая других от работы.

Организуйте рабочее пространство профессионально. Заваленный рабочий стол выглядит неопрятно, абсолютно чистый – странно. Во всем нужна “золотая середина”: все, что нужно, и ничего лишнего.

“ДА” (должно быть или возможно)

“НЕТ” (не рекомендуется или недопустимо)

Комнатные растения в горшках в разумном количестве и ухоженном состоянии Цветочные композиции по тем же правилам Картины, репродукции, постеры нейтрального содержа­ния Корпоративные дипломы и сертификаты в рамках на стенах Художественные фотографии, имеющие отношение к корпоративной деятельности Корпоративная символика Рабочий порядок на столе и других рабочих поверхно­стях

Картины, репродукции, постеры узких направлений “на любителя” Личные фотографии, не имеющие отношения к работе Неубранная использованная посуда Еда на рабочем столе Личные вещи на рабочем столе Пачки бумаг и документов на подоконнике, на стульях и на полу Смешные игрушки и прочие милые штучки на столе, компьютере, стенах Неаккуратные наклейки на папках Конфиденциальные документы на виду Корзинки для мусора (особенно переполненные) на видном месте Мусор, брошенный мимо корзинки Пыль на полках Внимание! Пиджак или другая одежда на спинке рабочего стула

Корпоративное личное пространство

Самое главное: офис открытого типа не означает всеобщую доступ­ность в любое время.

• Не появляйтесь неожиданно за спиной коллеги.

Стучите о перегородку и (или) спрашивайте разрешения коллеги пройти на его территорию. Считайте, что все секции имеют двери.

• Не "перевешивайтесь" через перегородку, даже если она невысокая. Офис – не кукольный театр!

Не начинайте разговор через перегородку. Встаньте со стула, пройдите к нужной секции, обозначьте свое появление стуком или голосом.

• Не бродите и не слоняйтесь без дела по отсекам. Для обозначения раз­ной степени доступности можно использовать систему “Светофор”:

красный – “я занят”, желтый – “я доступен, если это действительно необходимо”, зеленый – “я занимаюсь рутинной работой, обращайтесь”.

• Не обращайтесь к коллеге, если он (она) разговаривает по телефону. Не стойте “над душой” в ожидании завершения телефонного раз­говора. Вернитесь на свое рабочее место и зайдите позднее или луч­ше предварительно позвоните.

В крайнем случае можно написать короткую записку и тихо положить ее на рабочий стол коллеги или на специально отведенное для этого место. Но не стойте и не ждите, что коллега будет читать ее во время телефонного разговора! Сразу уходите. Можно отправить электронное сообщение с вопросом об удобном времени для разговора. Но не пытайтесь привлечь внимание коллеги, разговаривающего по телефону, знаками и жестикуляцией.

• Не любопытствуйте по поводу того, что (какой документ) изобра­жено на экране чужого компьютера. Не перебирайте и не передви­гайте документы и предметы на чужом столе.
• Не “хозяйничайте” на чужой территории несмотря на то, что все пространство офиса считается корпоративным.
• Ничего не берите с чужого стола без разрешения. Помните, что вы – гость на чужой территории. Спросите разрешения, а потом верните взятую вещь на прежнее место. Только в крайнем случае можно взять что-либо без разрешения, но напишите записку, что вы взяли и когда вернете. И не сочтите за труд выполнить то, что обещали!

Звуки

Конечно, речь не идет о том, чтобы все сотрудники говорили шепо­том и передвигались абсолютно бесшумно. Предлагается только снизить уровень шума, который может быть слышен за перегородкой: громкость разговора, телефонные звонки, звуковое компьютерное сопровождение.

• Говорите негромко.
• Так же негромко кашляйте, чихайте и т. п.

Имейте в виду, что даже такое невинное занятие, как поедание яблока, тоже слышно.

• Установите низкий уровень громкости звонка вашего телефонного аппарата. Отвечайте на входящий звонок после первого или, в край­нем случае, второго сигнала. Разработайте систему ответа на звонок коллеге, который отсутствует на рабочем месте.
• Если слышимость по телефону оставляет желать лучшего, сделайте следующее:

попросите перезвонить, перезвоните сами, перенесите разговор в отдельное помещение или используйте другой способ коммуникации.

• Избавьтесь от привычек постукивать ногой, барабанить пальцами по столу, вертеться на скрипящем стуле без необходимости, щелкать ручкой, мурлыкать себе под нос.
• Сведите личные беседы к минимуму. Следите за тем, как и что вы говорите, за формой и содержанием.
• Конфиденциальные вопросы обсуждайте в отдельном помещении.
• Встречайтесь с посетителями и клиентами в отдельном помещении. То же самое относится к внутренним совещаниям с коллегами.
• Не используйте “громкую связь”.

Если в телефонном разговоре необходимо участие более чем двух сторон, используйте отдельное помещение.

• Сведите до необходимого минимума компьютерное звуковое сопро­вождение.
• Не оставляйте мобильный телефон с включенным звонком без при­смотра.

Выключайте звонок или берите мобильный телефон с собой, когда покидаете рабочее место.

• Установите нейтральную мелодию вашего мобильного телефона.

Не рекомендуется кукарекание и другие звуки дикой природы, пожарная сирена, песни с сомнительным текстом и т. д.

• Используйте функцию голосовой почты или автоответчик для при­ема входящих звонков в ваше отсутствие.
• Используйте один наушник, если корпоративные правила позволяют слушать радио.

При этом вы должны слышать, что происходит на вашем рабочем месте, например звонок вашего телефона.

• Практикуйте избирательное слушание. Даже если вы слышите, что происходит в соседних отсеках, это не значит, что вы должны это комментировать.

Ароматы

В офисах открытого типа ароматы распространяются беспрепят­ственно и очень быстро и в отличие от звуков длятся гораздо дольше, а с ними вместе и проблема, которую они создают.

• Не ешьте на рабочем месте.

Не от всякой еды исходит запах, но обоняние сотрудников очень индивидуально как по остроте, так и по переносимости ароматов.

• Не выбрасывайте в корзинку для мусора ничего, что имеет (или мо­жет приобрести) запах.
• Не переусердствуйте с духами, парфюмерной водой и лосьонами после бритья, соблюдайте личную гигиену.

Переговорные комнаты

Переговоры, даже в офисах открытого типа, проходят в отдельных по­мещениях, поэтому проблемы посторонних звуков, ароматов и несанкци­онированного доступа уже не так актуальны. И все же с точки зрения про­фессионального комфорта и взаимного уважения есть о чем поговорить:

• Четко соблюдайте процедуру резервирования во избежание накладок и недоразумений, особенно, если они могут возникнуть в присут­ствии внешних посетителей.
• Не заглядывайте в переговорную комнату, когда там проходит встре­ча или мероприятие.
• Во время встречи с внешними посетителями отключайте звонок мо­бильного телефона и, разумеется, не отвечайте на входящие звонки (вы можете оставить ваш телефон другому сотруднику, включить автоответчик, сделать временную переадресацию вызовов на другой номер).
• Если вам будет действительно необходимо ответить на ожидаемый звонок, предупредите участников встречи заранее и заранее прине­сите извинения. Если вы единственный сотрудник, присутствующий на встрече со стороны компании, то ведите разговор не выходя из переговорной и сократите его до 30 секунд. Если на встрече кроме вас присутствуют и другие сотрудники вашей компании, то встреча может не прерываться (в этом случае вы можете выйти в коридор, быстро ответить на звонок и вернуться).
• Если вы временно покидаете переговорную, то по возвращении вас не обязаны информировать о том, что было в ваше отсутствие. Включайтесь в процесс сами.
• Если вы опоздали к началу встречи: входите тихо, не привлекая вни­мания, садитесь на ближайшее место и включайтесь в работу.

Не нужно громко здороваться, представляться и спрашивать, что происходит. Если ведущий сочтет приемлемым, он сам представит вас присутствующим.

В перерыве (или по окончании) подойдите к ведущему, извинитесь за опоздание и кратко объясните причину.

• По окончании мероприятия обеспечьте первоначальный порядок: стулья расставлены ровно, со стола убраны ненужные бумаги и материалы, флипчарт (flipchart) обновлен, доска вытерта, корзинка для мусора пуста (использованные одноразовые стаканы и чашки неопрятно выглядят даже в корзинке).

О правилах пользования офисной кухней и другими рабочими зо­нами читайте в следующем номере журнала.

БОНУСЫ ДЛЯ ПОДПИСЧИКОВ*

		"100% Cекретарь!" – курс заочного обучения. Два полугодовых модуля: "Основы профессии "секретарь" и "Профессиональный секретарь". По окончании курса участники получат сертификат.
		Новые тематические сборники: "Новая работа: миссия выполнима", "Публичное выступление: секреты успеха", "Этикетные письма", "Управление конфликтами", "Искусство одеваться в работе секретаря".
		Обновляемая база организационно-распорядительных документов: шаблоны, примеры заполнения, комментарии.
		Тесты по делопроизводству. Проверь свои знания в области делопроизводства и документооборота!

---

*Если вы являетесь подписчиком журнала, введите секретное слово из №7, 2011 на сайте http://www.sekretariat.ru. Данное секретное слово действует до 31 декабря 2011.

---